Definicje
Na potrzeby niniejszej Polityki Prywatności przyjmuje się następujące znaczenie poniższych pojęć:

1. Administrator – System Design Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Głogowska 16, 01-743 Warszawa.
2. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
3. Przetwarzanie – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na Danych osobowych lub zestawach Danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany.
4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z Przetwarzaniem Danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
5. Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Stronę internetową lub korzystająca z jednej albo kilku usług czy funkcjonalności opisanych w Polityce Prywatności. Termin „Użytkownik” odnosi się do każdej osoby fizycznej korzystającej z naszej strony internetowej lub usług, niezależnie od płci. Dla zachowania przejrzystości i czytelności tekstu, stosujemy jednolitą formę „Użytkownik”, która obejmuje zarówno kobiety, jak i mężczyzn, a także osoby o innej tożsamości płciowej. Pragniemy podkreślić, że użycie tej formy w żadnym wypadku nie oznacza dyskryminacji ani preferencji którejkolwiek z płci. Nasza definicja Użytkownika opiera się na zasadzie równego traktowania i poszanowania różnorodności. Wszystkie prawa, obowiązki i informacje zawarte w Polityce Prywatności dotyczą w równym stopniu wszystkich Użytkowników, bez względu na ich płeć.
6. Strona internetowa – serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem https://www.system-design.pl.
7. Pliki cookie – niewielkie pliki tekstowe instalowane na urządzeniu Użytkownika przeglądającego Stronę internetową.
8. Statystyki strony – zbiorcze i anonimowe dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających Stronę internetową zbierane przez Administratora za pośrednictwem Plików cookie.

Wstęp

1. Administrator przywiązuje szczególną wagę do ochrony prywatności Użytkowników. Administrator z należytą starannością dobiera i stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych Danych osobowych. Administrator zabezpiecza Dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, jak również przed ich Przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa.
2. Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób i w jakich celach Administrator Przetwarza Dane osobowe Użytkowników Strony internetowej, osób kontaktujących się z Administratorem oraz korzystających z usług świadczonych przez Administratora.
3. Administrator Przetwarza Dane osobowe zgodnie z RODO oraz innymi obowiązującymi przepisami o ochronie Danych osobowych.

Administrator Danych osobowych

Administratorem Danych osobowych jest System Design Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Głogowska 16, 01-743 Warszawa.
Kontakt z Administratorem jest możliwy za pośrednictwem:

1. adresu e-mail: bok@system-design.pl
2. adresu korespondencyjnego: ul. Głogowska 16, 01-743 Warszawa

Cele i podstawy Przetwarzania Danych osobowych

Administrator Przetwarza Dane osobowe w następujących celach:

1. obsługa zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy lub email (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora);
2. umożliwienie pobrania broszur, ofert (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora);
3. analiza ruchu na Stronie internetowej w celu poprawy jej funkcjonalności (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora).
4. marketing własnych produktów i usług (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą);
5. monitoring wizyjny — tylko podczas wizyt w naszych obiektach (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora jakim jest ochrona osób i mienia)
6. realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
7. nawiązywanie relacji biznesowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora).
8. Dążenie do zawarcia umowy i jej realizacja (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Rodzaje Przetwarzanych Danych osobowych

Administrator może Przetwarzać następujące rodzaje Danych osobowych:

1. Dane identyfikacyjne:
   1. imię i nazwisko
   2. stanowisko lub pełniona funkcja w organizacji
   3. nazwa firmy lub organizacji
   4. numer identyfikacji podatkowej (NIP)
   5. numer REGON
2. Dane kontaktowe:
   1. adres e-mail (służbowy)
   2. numer telefonu (służbowy)
   3. adres korespondencyjny firmy
   4. adres siedziby firmy
3. Dane dotyczące umowy:
   1. numer umowy
   2. data zawarcia umowy
   3. przedmiot umowy
   4. wartość umowy
   5. historia zamówień i transakcji
4. Dane finansowe:
   1. numer rachunku bankowego
   2. historia płatności
5. Dane komunikacyjne:
   1. historia korespondencji
   2. notatki ze spotkań i rozmów telefonicznych
   3. preferencje dotyczące komunikacji
6. Dane techniczne:
   1. adres IP urządzenia (w przypadku korzystania z naszych systemów online)
   2. informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym (w przypadku korzystania z naszych systemów online)
      Ważna informacja: Adres IP Użytkownika jest Przetwarzany w celu zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Strony internetowej, ale nie jest przez nas wiązany z Danymi osobowymi Użytkownika ani wykorzystywany do jego identyfikacji.
7. Dane dotyczące uprawnień:
   1. informacje o pełnomocnictwach
   2. zakres uprawnień do reprezentowania firmy
   3. wzory podpisów
8. Dane dotyczące preferencji:
   1. preferencje dotyczące produktów i usług
   2. historia zapytań i zainteresowań ofertą
9. Dane związane z bezpieczeństwem:
   1. nagrania z monitoringu wizyjnego (w przypadku wizyty w naszych obiektach)

Odbiorcy Danych osobowych

Odbiorcami Danych osobowych mogą być:

1. podmioty świadczące usługi hostingowe dla naszej Strony internetowej;
2. podmioty świadczące usługi wsparcia IT i analityki internetowej;
3. inne podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, z którymi zawarto umowy powierzenia danych osobowych;
4. kurierzy, operatorzy pocztowi;
5. spółki należące do grupy kapitałowej, w ramach której działa Administrator, w zakresie niezbędnym do realizacji wewnętrznych procesów biznesowych i administracyjnych.
6. organy państwowe, gdy wymagają tego przepisy prawa. W szczególności mogą to być:
   1. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – w zakresie kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych;
   2. sądy i organy ścigania (Policja, Prokuratura) – w przypadku toczących się postępowań.

Okres przechowywania Danych osobowych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres:

1. dane z formularza kontaktowego lub komunikacji email – do 3 lat od ostatniego kontaktu. Uzasadnienie: Ten okres jest zgodny z ogólnym terminem przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych (art. 118 Kodeksu cywilnego), co pozwala nam na ewentualną obronę przed roszczeniami lub ich dochodzenie;
2. dane generowane podczas korzystania ze Strony internetowej – do 2 lat. Uzasadnienie: Ten okres umożliwia nam analizę długoterminowych trendów w korzystaniu z naszej strony, co pomaga w jej ciągłym ulepszaniu i dostosowywaniu do potrzeb Użytkowników;
3. dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody. Uzasadnienie: Respektujemy prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO;
4. dane niezbędne do realizacji obowiązków prawnych (np. dane dotyczące transakcji) – przez okres wymagany przepisami prawa, np. 5 lat od końca roku kalendarzowego w przypadku dokumentów księgowych (zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości).

Po upływie okresu przechowywania, dane są usuwane lub anonimizowane.

Pliki cookie

Nasza Strona internetowa wykorzystuje Pliki cookie. Są to małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu Użytkownika, które umożliwiają analizę sposobu korzystania ze strony.

Wykorzystujemy następujące rodzaje Plików cookie:

1. niezbędne – konieczne do prawidłowego funkcjonowania Strony internetowej. Te Pliki cookie są instalowane automatycznie i nie wymagają zgody Użytkownika;
2. analityczne – pomagające nam zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy korzystają ze Strony internetowej;
3. funkcjonalne – zapamiętujące preferencje i ustawienia Użytkowników;
4. marketingowe – służące do wyświetlania spersonalizowanych reklam.

Ważna informacja

Dla wszystkich Plików cookie, z wyjątkiem niezbędnych do działania Strony internetowej, Administrator pozyskuje zgodę Użytkownika przed ich instalacją. Zgoda ta jest dobrowolna i może być w każdej chwili wycofana.
Przy pierwszej wizycie na naszej Stronie internetowej zostanie wyświetlony baner z prośbą o wyrażenie zgody na stosowanie Plików cookie innych niż niezbędne. Użytkownicy mogą wyrazić zgodę na wszystkie Pliki cookie, wybrać ich rodzaje lub odmówić zgody na wszystkie opcjonalne Pliki cookie.
Użytkownicy mogą w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące Plików cookie w swojej przeglądarce internetowej lub usunąć je całkowicie.